Město Přerov

Operační program: Lidské zdroje a zaměstnanost
Prioritní osa: 4 - Veřejná správa a veřejné služby
Oblast podpory: 4.1 - Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy
Doba realizace projektu: 1. říjen 2010 - 1. červenec 2013

Popis projektu

Záměrem projektu je zvýšit schopnost Magistrátu města Přerova jako organizace orientované na služby poskytované veřejnosti efektivně řídit svůj provoz (procesy), plánovat a alokovat své zdroje (strategie), účinně plnit úkoly (projekty), získávat včasnou a komplexní sebereflexi (CAF) s maximálním využitím a pochopením svých zaměstnanců a vedoucích (školení). Aktivity jsou formulovány tak, aby reflektovaly Hexagon Veřejné správy - vrchol legislativa, organizace, úředník, občan, finance a technologie. Projekt pod vedením interního realizačního týmu je určen všem zaměstnancům magistrátu, je pro ně příležitostí získat základy vědomostí ve výše zmíněných oblastech a aplikovat je v praxi. Pro vybrané menší skupiny je projekt zároveň příležitostí aktivně se podílet na vytváření takových řešení, která bude nadále úřad rozvíjet a využívat.

Cíle projektu

Hlavním cílem je dosažení praktické implementace procesního řízení a začlenění tohoto řízení jako běžné součásti práce úřadu na všech jeho úrovních. Cíle budou dosaženy kombinací školení, poradenství a aktivního zapojení účastníků. Projekt vyžaduje synergii dodavatelů i úřadu při realizaci zamýšlených aktivit. V každé z řešených oblastí budou zaměstnanci školeni dodavatelem v dané problematice, aby bylo dosaženo základního pochopení tématu a motivace účastníků.

Následuje poradenská část s externími poradci, kde však pod jejich vedením budou významnou část řešit vybraní zaměstnanci. Poté následuje specializační školení úzké skupiny a implementace řešení do úřadu. Z každého řešení budou vytvořeny výstupy, školící materiály aplikované nejen pro další vzdělávání zaměstnanců, aby se vzniklé know how rozšířilo v organizaci a výsledky projektu dosáhly praktického užívání v maximální šíři.

Cílové skupiny

Politici územních samosprávných celků včetně volených zástupců územních samosprávných celků, územní samosprávné celky a úřady samosprávných celků, jejich orgány a jimi zřízené nebo založené organizace a jejich zaměstnanci.

Průběh

Projekt je složen ze 6ti aktivit:

1. Řízení projektu
2. Poradenství a školení - Aplikace modelu CAF na zacílení dalších klíčových aktivit zlepšování v rámci projektu
3. Poradenství a školení - Projektové řízení
4. Poradenství a školení - Zavádění procesního řízení na magistrátu
5. Poradenství a školení - Strategické plánování a tvorba zásadních koncepcí rozvoje
6. Poradenství a školení - Optimalizace a zefektivnění ekonomických procesů v oblasti finančního plánování a řízení.

Výsledky

Efektem, kterého by měl projekt dosáhnout, je praktická implementace procesního řízení jako běžné součásti práce úřadu na všech úrovních, projektového řízení ve formě umožňující efektivní realizaci záměrů, strategického plánování coby jednoho z řady klíčových procesů a využití sebereflexe s pomocí CAF k nastartování procesu trvalého zlepšování.

Přínosy projektu

• zacílení aktivit na změnu v úřadu pro vyšší efektivitu a přátelské veřejné služby,
• prohloubení a rozšíření kompetencí a kvalifikace,
• inovace v interních procesech,
• posílení spolupráce mezi jednotlivými cílovými skupinami,
• podpora motivace k osobnímu odbornému rozvoji zaměstnanců,
• zvýšení loajality a iniciativy zaměstnanců,
• zvýšení adaptability zaměstnanců pro trh práce,
• ovlivnění vnitřní kultury a komunikace.

Financování projektu

Celkové způsobilé výdaje projektu: 9 772 484,70 Kč
Poskytnutá dotace z prostředků ESF: 8 306 611,99 Kč
Prostředky z rozpočtu města (spolufinancování): 1 465 872,71 Kč

Aktuální informace z realizace projektu

Realizace projektu je rozdělena do několika dílčích aktivit. Za období říjen 2010 – červen 2013 vznikly tyto výstupy:

1. Řízení projektu - probíhá po celou dobu realizace projektu
2. Poradenství a školení - Aplikace modelu CAF na zacílení dalších klíčových aktivit zlepšování v rámci projektu

   Výstupy:

• Sebehodnotící zpráva na bázi modelu CAF za rok 2011 (vstupní)

• Akční plán zlepšování na rok 2012

• Sebehodnotící zpráva na bázi modelu CAF za rok 2012 (výstupní)

• Akční plán zlepšování na rok 2013

• Nově formulovaná vize úřadu

Poradenství a školení - Projektové řízení

Výstupy:

• Metodika projektového řízení v souladu s mezinárodními standardy

• "Pilotní" provoz metodiky, tj. ověření použitelnosti metodiky v praxi

Poradenství a školení - Zavádění procesního řízení na magistrátu

Výstupy:

• Katalog služeb úřadu

• Metodika mapování procesů a procesního řízení

• Vrcholový procesní model organizace (textový i grafický popis vybraných procesů na magistrátu) 

Poradenství a školení - Strategické plánování a tvorba zásadních koncepcí rozvoje

Výstupy:

• Koncepce rozvoje úřadu města Přerova pro období 2013 - 2017

• Příloha č. 1 Karty aktivit

Poradenství a školení - Optimalizace a zefektivnění ekonomických procesů v oblasti finančního plánování a řízení

Výstupy:

• Analýza a popis procesu tvorby rozpočtu a realizace rozpočtu v rámci procesního modelu organizace

• Oblasti zlepšení hospodaření a úspor 

• Postupy kontrol ex-ante

Výše uvedených cílů bylo dosaženo kombinací vzdělávání, poradenství a aktivního zapojení účastníků z řad zaměstnanců magistrátu, ale i politických představitelů města.

V rámci plnění 2. klíčové aktivity projektu – aplikace modelu CAF na zacílení dalších klíčových aktivit zlepšování v rámci projektu bylo realizováno šetření spokojenosti klientů Magistrátu města Přerova, které proběhlo v průběhu měsíců května a června 2012 a následně vyhodnoceno.

Celkové hodnocení spokojenosti klientů MMPr dopadlo velmi kladně. Během šetření bylo osloveno 440 klientů magistrátu. Respondenti vyjádřili vysokou spokojenost s chováním a vystupováním zaměstnanců magistrátu (97 % klientů hodnotilo kladně), rovněž 97 % klientů hodnotilo kladně odbornost a profesionalitu zaměstnanců. 90 % klientů vyřídilo na magistrátu vše, co potřebovalo. Pro 96 % klientů je orientace v budovách snadná a jsou s ní spokojeni. Co se týče spokojenosti s prostředím úřadu (např. příjemné prostředí, podmínky pro návštěvníky, komfort čekání, místa k sezení apod.) 91 % všech oslovených klientů vyjádřilo spokojenost, klienti hodnotící záporně byli nespokojeni s podmínkami v budově T.G.M. 16 (uvítali by více prostoru a míst k sezení, klimatizaci a lepší větrání zejména v létě), klienti si dále stěžovali na těžké otevírání vstupních dveří v budově Smetanova 7.

Klientů jsme se dále ptali na spokojenost s pracovní dobou magistrátu. 95 % klientů vyjádřilo svou spokojenost. 

Od klientů jsme dále zjišťovali, jak hodnotí umístění různých odborů magistrátu na více místech v rámci města. Výsledky dopadly takto: 44 % klientů zaujalo neutrální stanovisko a nevyjádřilo se kladně ani záporně, 41 % dotázaných klientů bylo spokojených a 15 % klientů by uvítalo rozmístění odborů v menším počtu budov.

Šetření spokojenosti klientů MMPr 2012

Akční plán na rok 2013

Akční plán je dokument nezbytný pro naplnění úkolů uložených k odstranění nedostatků zjištěných v rámci sebehodnocení CAF za rok 2012. Tento dokument definuje aktivity / projekty navržené k realizaci do příštího sebehodnocení, které proběhlo v roce 2013.

Aktivity, které budou každoročně pravidelně realizovány minimálně po dobu udržitelnosti projektu „Zvýšení kvality řízení na MMPr“ (tj. činnosti, které byly navrženy v předchozím akčním plánu):

• Šetření spokojenosti klientů Magistrátu města Přerova s chodem úřadu
• Šetření spokojenosti zaměstnanců MMPr
• Hodnocení vedoucích zaměstnanců (podřízení hodnotí svého nadřízeného), tzv. hodnocení zdola nahoru k získání zpětné vazby

Aktivity, které budou realizovány ve vazbě na projekt OP LZZ „Zvýšení kvality řízení na magistrátu města Přerova“

• Vytvoření systému evidence partnerských smluv
• Vyhodnotit aplikaci směrnice o vydávání vnitřních předpisů a příp. aktualizovat
• Zavést funkci kvalifikovaného „energetika“ města (sledování ekologického provozu úřadu, popř. všech zařízení města)
• Návrh standardizace dokumentů

Šetření spokojenosti klientů Magistrátu města Přerova 2013

 Pravidelné šetření spokojenosti klientů Magistrátu města Přerova bylo zavedeno v roce 2012 v rámci plnění klíčové aktivity „Aplikace modelu CAF na zacílení dalších klíčových aktivit zlepšování“ v rámci projektu „Zvýšení kvality řízení na Magistrátu města Přerova“, reg. č. CZ.1.04/4.1.01/53.00056 spolufinancovaného z Evropského sociálního fondu v ČR prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a obecního rozpočtu.

Spokojenost klientů magistrátu byla zjišťována v obou letech pomocí stejného standardizovaného rozhovoru (dotazníku), tudíž bylo umožněno srovnat dvě po sobě jdoucí období a sledovat vývoj v kvalitě poskytovaných služeb. Co se týče celkového hodnocení spokojenosti v roce 2013, došlo ke zlepšení ve srovnání s předchozím rokem. Téměř 97 % respondentů vyjádřilo vysokou spokojenost s chováním a vystupováním zaměstnanců magistrátu, odbornost a profesionalitu zaměstnanců hodnotilo 98 % klientů kladně, 96 % klientů vyjádřilo spokojenost s prostředím úřadu (podmínkami pro návštěvníky, komfortem při čekání aj.). Pozitivní celkový dojem z jednání na magistrátu mělo 87 % oslovených klientů (84 % v roce 2012), 12 % klientů se nevyjádřilo (11 % v roce 2012) a pouze 1 % klientů bylo nespokojených (5 % v roce 2012).

Nejen v rámci výše uvedeného projektu a jeho udržitelnosti se magistrát jako celek snaží zlepšovat kvalitu poskytovaných služeb a komfort pro klienty. Po prvním uskutečněném šetření v roce 2012 byla provedena celá řada opatření na zlepšení, za která magistrát sklidil ovoce v podobě zvýšení počtu spokojených klientů v roce 2013.

Šetření spokojenosti klientů MMPr 2013

---

Tento projekt je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a ze státního rozpočtu ČR